Ci siamo sempre, in ogni momento del tuo evento

Progettazione, organizzazione e consulenza

La fase di progettazione e consulenza rappresenta il punto di partenza di ogni evento. Ci occupiamo dell’intera ideazione e organizzazione di convegni, curando ogni aspetto, dalla definizione del concept alla pianificazione operativa. Offriamo supporto nella scelta della sede più idonea, individuata in base a esigenze logistiche, tecniche e di rappresentanza, e ci occupiamo della selezione e del coordinamento dei fornitori, assicurando coerenza e qualità in ogni fase del processo. Forniamo consulenza per la ricerca di contributi e per le richieste di patrocinio, e curiamo direttamente i rapporti con il Ministero della Sanità per eventi a carattere medico-scientifico, gestendo le relative pratiche amministrative. Ogni progetto è accompagnato dalla formulazione di un budget dettagliato e da una programmazione operativa che garantisce efficienza e trasparenza.

Segreteria Organizzativa

La Segreteria Organizzativa rappresenta il centro operativo di ogni manifestazione. Gestiamo con precisione e competenza tutte le attività logistiche e amministrative legate al congresso, dalle iscrizioni dei partecipanti alla comunicazione diretta con gli ospiti. Creiamo e aggiorniamo archivi informatici dedicati, organizziamo la logistica generale e curiamo ogni dettaglio della ricettività, assicurando sistemazioni alberghiere adeguate e personalizzate. Coordiniamo l’organizzazione dei trasferimenti, la gestione dei pacchetti di viaggio e la realizzazione del materiale congressuale, dalle cartelle ai badge, fino agli omaggi personalizzati. L’obiettivo è garantire un servizio efficiente, ordinato e sempre orientato alla soddisfazione dei partecipanti.

Assistenza alla Segreteria Scientifica

Offriamo un supporto qualificato ai Comitati Scientifici nella gestione di eventi a carattere medico, accademico e tecnico-scientifico. Coordiniamo le attività del Comitato, curiamo i rapporti con relatori e moderatori, gestiamo la raccolta e la redazione degli abstract e provvediamo all’impaginazione e alla stampa degli atti congressuali. Il nostro intervento assicura ordine, precisione e rispetto delle normative vigenti, contribuendo alla qualità complessiva del programma scientifico.

Segreteria Amministrativa

La Segreteria Amministrativa si occupa di tutti gli aspetti contabili e finanziari della manifestazione. Gestiamo la contabilizzazione delle quote di iscrizione e delle sponsorizzazioni, l’emissione delle fatture e la gestione degli incassi. Controlliamo e saldiamo le fatture dei fornitori, curando ogni dettaglio amministrativo con rigore e trasparenza. Al termine dell’evento, elaboriamo un consuntivo completo che riassume in modo chiaro e documentato ogni voce di spesa e di entrata.

Comunicazione e Ufficio Stampa

La comunicazione rappresenta un elemento strategico per il successo di ogni evento. Ci occupiamo delle relazioni pubbliche e della gestione dell’ufficio stampa, mantenendo contatti costanti con giornalisti e media di settore. Redigiamo comunicati stampa, organizziamo conferenze e predisponiamo servizi fotografici, interviste e coperture radio-televisive. Il nostro obiettivo è valorizzare l’evento e amplificarne la visibilità attraverso una comunicazione professionale, mirata e coerente con l’identità del cliente.

Organizzazione dell’Esposizione Industriale

Quando l’evento prevede aree espositive, offriamo un servizio completo di organizzazione e gestione degli spazi. Ci occupiamo della progettazione del layout, della ricerca e selezione degli espositori, della vendita e dell’assegnazione degli spazi, fino alla gestione contrattuale e amministrativa. La nostra esperienza consente di creare spazi funzionali e armoniosi, in grado di valorizzare le aziende partecipanti e di favorire le relazioni professionali e commerciali. Durante l’evento, garantiamo un costante coordinamento operativo per assicurare il regolare svolgimento delle attività espositive.

Consulenza Editoriale

Attraverso il nostro servizio di consulenza editoriale, diamo forma e coerenza all’immagine dell’evento. Ideiamo e realizziamo la linea grafica, definiamo il coordinato visivo e curiamo la redazione dei testi, garantendo un linguaggio appropriato e una comunicazione efficace. Offriamo inoltre servizi di editing linguistico e correzione bozze, accompagnando il cliente in tutte le fasi di produzione del materiale informativo e promozionale, dalla progettazione alla stampa finale.

Accoglienza e Assistenza ai Partecipanti

Il servizio di accoglienza è pensato per offrire ai partecipanti un’esperienza confortevole e ben organizzata. Il nostro personale, altamente qualificato e plurilingue, si occupa della registrazione dei partecipanti e dell’assistenza durante tutta la durata del congresso. Garantiamo accoglienza in hotel, aeroporti e stazioni, e mettiamo a disposizione accompagnatori turistici e personale di supporto per ogni esigenza logistica o informativa. La nostra attenzione al dettaglio assicura un servizio cortese e impeccabile.

Assistenza Tecnica

Ogni evento richiede un supporto tecnico affidabile. Offriamo servizi di noleggio e gestione di impianti audio-visivi, traduzione simultanea e assistenza tecnica per videoproiezioni, registrazioni e videoconferenze, anche in collegamento satellitare. Ci occupiamo inoltre della gestione dei sistemi di televotazione e di tutte le soluzioni tecnologiche necessarie per garantire un’esperienza fluida, moderna e interattiva.

Ristorazione

Proponiamo soluzioni di ristorazione su misura, curate nei minimi dettagli e pensate per adattarsi al tono e allo stile dell’evento. Organizziamo coffee break, colazioni di lavoro, cocktail, cene sociali e banchetti di gala, coordinando ogni fase del servizio con professionalità e attenzione alla qualità gastronomica. Ogni proposta culinaria è studiata per offrire momenti di convivialità e per valorizzare l’esperienza complessiva dei partecipanti.

Eventi Sociali e Attività Collaterali

Oltre al programma congressuale, offriamo la possibilità di arricchire l’esperienza con eventi sociali e attività collaterali. Organizziamo cerimonie, ricevimenti, spettacoli, concerti e momenti di intrattenimento, oltre a gite turistiche e programmi dedicati al periodo pre e post congresso. Ogni attività è studiata per promuovere la socialità, la cultura e la scoperta del territorio, contribuendo a rendere l’evento un’esperienza completa e memorabile.

Servizi di Interpretariato e Traduzione

Infine, mettiamo a disposizione un servizio di interpretariato e traduzione di alto livello, indispensabile negli eventi internazionali. Offriamo interpretariato simultaneo, consecutivo e chuchotage, oltre a un’assistenza linguistica per trattative d’affari e incontri tecnici. Completiamo il servizio con traduzioni e trascrizioni plurilingue di documenti e materiali congressuali, assicurando sempre precisione terminologica e qualità comunicativa.